Gästemanagement
Stand: 31. August 2023
Wir setzen für das Gästemanagement – teilweise in Zusammenarbeit mit Dritten (Partnern) organisierter Events – die Cloudlösung „guestoo“ ein und stellen dazu einige Informationen zum Thema Datenschutz bereit.
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Datenverarbeitung (Personenbezogene Daten)
Für die Abwicklung von Veranstaltungen spielen wir personenbezogene Daten der von uns – und im Falle gemeinsamer Veranstaltungen der von Partnern – geplanten Gäste bei guestoo ein. Die weiteren Prozesse (z.B. Versand von Einladungen, Anund Abmeldungen, Korrespondenz im Vorfeld der Veranstaltung, Einlasskontrolle und Druck von Namensschildern) werden ebenfalls über guestoo gesteuert. Für diese Zwecke werden folgende personenbezogene Daten eingestellt bzw. erhoben:
• E-Mail-Adresse
• Name
• Titel
• Geschlecht
• Berufliche Position
• Telefonnummer
• Institution
• Adressdaten der Institution
• Name und Institution von eventuellen Begleitpersonen
• Private Adressdaten
• Verkaufsstellennummer
Diese personenbezogenen Daten werden von guestoo und von uns im Rahmen des Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Interessenabwägung) gespeichert und über guestoo lediglich im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung verarbeitet. Sofern weitere teilnehmende Personen zu einer Veranstaltung angemeldet werden (z.B. Begleitpersonen), so erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis Art. 6 Abs. 1 b DSGVO. Sofern wir einzelne Veranstaltungen gemeinsam mit
Partnern durchführen und in diesem Rahmen alleinig die Veranstaltungs-Organisation übernehmen, werden wir die jeweilige finale Gästeliste inkl. der erfassten Daten und dem Teilnahme-Status abschließend auch an den jeweiligen Partner übermitteln. Diese Übermittlung führen wir aufgrund des überwiegenden berechtigten Interesses des jeweiligen Partners nach Art. 6 Abs. 1 f DSGVO durch. -
Dauer der Speicherung
Innerhalb von guestoo verarbeiten und speichern wir Ihre Daten für die Dauer der Organisation (inkl. entsprechender Vor- und Nachbereitung) der jeweiligen Veranstaltung. Eventuell bestehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt. Innerhalb eines Jahres nach Abschluss der Veranstaltung werden wir Ihre Daten aus guestoo löschen, sofern Sie nicht erneut zu einer Veranstaltung eingeladen wurden. Selbstverständlich steht Ihnen hierzu ein jederzeitiges Widerspruchsrecht zu.
Die LOTTO Hessen GmbH hat mit dem Betreiber des Dienstes guestoo (code piraten UG, Geschäftsführer: Stefan Wirtz, Am Ruhmbach 44, 45149 Essen) einen Vertrag über Auftragsverarbeitung abgeschlossen und überwacht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den Vorgaben der DSGVO. Weitere Informationen zur Nutzung Ihrer Daten auf dieser Webseite erhalten Sie über die Datenschutzerklärung von guestoo.
